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CONDICIONES DE REPRODUCCIÓN DE LOS DOCUMENTOS DEL ARCHIVO MUNICIPAL

El Archivo Municipal de Villahermosa tiene como una de sus funciones principales, facilitar el acceso a la información y a los documentos que conserva. Es una fuente muy importante de información y debe ser gestionada y difundida adecuadamente. Las restricciones y limitaciones para la reproducción tienen su fundamento en el respeto a la legislación y especialmente a los derechos fundamentales recogidos en la Constitución Española, así como en garantizar la preservación de la integridad y buen uso de los fondos.

En la Junta de Gobierno Local, en sesión ordinaria celebrada el día 10 de Noviembre de 2011 se aprobaron las pautas a seguir en referencia a la reproducción y uso de los documentos procedentes del Archivo Municipal de Villahermosa.

CONDICIONES DE REPRODUCCIÓN y USO DE LOS DOCUMENTOS DEL ARCHIVO MUNICIPAL

  • Es competencia del Archivo Municipal la reproducción de documentos con fines divulgativos.
  • Está totalmente prohibida la reproducción total o parcial no autorizada de los documentos, así como la reproducción total o parcial de las imágenes obtenidas, su transformación, tratamiento o la realización de algún montaje que modifique la imagen real del material reproducido y la cesión a terceros de material obtenido que no haya sido autorizada.
  • Los interesados en un procedimiento e investigadores, pueden, previa petición, solicitar la reproducción de documentos del Archivo Municipal. Las reproducciones se realizarán, por el medio disponible y más adecuado, de aquellos documentos cuyo servicio no esté restringido o limitado por disposiciones vigentes. El responsable del Archivo Municipal podrá denegar dichas solicitudes por motivos de conservación. Se deberá cumplimentar una Hoja de solicitud de reproducción. Será preciso una autorización para la reproducción de los documentos.
  • Se entiende por reproducción de documentos el conjunto de procedimientos de copia o microcopia realizados mediante cualquier tecnología, sobre cualquier soporte. Quedan exceptuados los documentos de acceso restringido por alguna Ley y por sus condiciones de conservación, en definitiva, por sus características internas y externas o voluntad del depositante en caso de depósito.
  • Las reproducciones facilitadas y autorizadas por el Archivo Municipal sólo pueden destinarse a fines de investigación o al ejercicio de deberes y derechos de los ciudadanos.
  • Para poder solicitar la reproducción de documentos por parte de los investigadores, lo harán mediante carta de presentación de una Universidad o Entidad de reconocido prestigio. En el caso de investigadores independientes deberán presentar también carta de presentación, exponiendo la finalidad de su estudio.
  • Los investigadores tendrán acceso a todos los documentos que se conserven en el Archivo Municipal, previo compromiso por escrito de que se garantizará la intimidad de las personas cuando sus datos cualitativos aparezcan en los documentos objeto de la investigación.
  • La obtención de copias podrá estar sometida a tasas, si así se estipula en una Ordenanza Municipal, debiendo cumplimentarse el recibo correspondiente.
  • Cuando la reproducción de documentos se realice por la persona solicitante, podrá llevar implícito, si así lo determina el servicio de archivo, la entrega por el solicitante de una copia digital al Archivo Municipal.
  • No se permite la reproducción de series completas, velando el Archivo Municipal para que no se creen archivos paralelos.
  • La autorización de reproducciones por cualquier medio no otorga ningún derecho de propiedad intelectual o industrial a quienes obtengan copias, para su divulgación o explotación, o cualquier otro uso que no se haya autorizado previamente.
  • Queda prohibida la salida de las dependencias del Archivo Municipal de cualquier documento para su reproducción por personas ajenas al Archivo Municipal.
  • Las reproducciones realizadas, así como los costes que se puedan originar por su envío por correo, podrán estar sometidas a las tasas que dicten las ordenanzas municipales.

 

CONDICIONES ESPECÍFICAS PARA USO PÚBLICO DE LAS REPRODUCCIONES

Si se solicitara la autorización para la divulgación de las imágenes y se concediera, se entenderá para un solo uso y una sola edición, de acuerdo con las características expresadas en el documento de autorización de reproducción y uso. Para cualquier nuevo uso o reedición habrá que pedir previamente y con la antelación suficiente la correspondiente autorización y, si es preciso, variar las condiciones.

En las ediciones (en cualquier soporte) legales y autorizadas en que se recojan reproducciones de documentos del Archivo, deberá citarse obligatoriamente la procedencia de los mismos en las notas a pie y en el apartado de fuentes, de manera individualizada la procedencia de la siguiente forma: "Ayuntamiento de Villahermosa AMVH 13.089".

Si se citan en los trabajos de investigación, publicaciones o estudios, documentos consultados en el Archivo Municipal, o se reproducen textos transcritos o información procedente de documentos del Archivo Municipal, aparecerá siempre, junto a la signatura correspondiente, la referencia,"Ayuntamiento de Villahermosa AMVH 13.089".

En caso de que el Ayuntamiento de Villahermosa exima al solicitante del pago del precio publico, en los créditos constará: "Con la colaboración del Ayuntamiento de Villahermosa".

Los investigadores deberán entregar una copia digital de cada trabajo editado, tanto si es publicado en soporte papel, como en formato digital u otros soportes, con destino a la Biblioteca Auxiliar.